Les suivis après-salon : Comment surmonter les 5 obstacles les plus courants

Les suivis après-salon : Comment surmonter les 5 obstacles les plus courants

Par Mike Thimmesch  

Traduit de l’anglais par Jennifer Humeny

Les suivis…souvent plus facile à dire qu’à faire! Voici les obstacles courants et comment les surmonter.

Obstacles courants:

1. Information non-valide sur la fiche de rencontre.

Raison : Malheureusement, les animateurs de stand n’ont pas été adéquatement formés par le département des ventes pour savoir quelles questions poser à un prospect.  Quand le département des ventes reçoit la fiche de rencontre et qu’ils ne voient pas l’information dont ils ont besoin, ils pensent que les prospects ne sont pas qualifiés et ne font aucun suivi.

2. Manque d’information sur la fiche de rencontre.  

Raison : Les animateurs de stand ont été adéquatement formés par le département des ventes pour  savoir quelles questions poser à un prospect mais ils manquent à leur tâche, et n’écrivent pas les informations pertinentes. Donc, même si  le visiteur était un prospect “chaud”… le département des ventes ne peut le savoir. 

3. Manque d’expérience de l’animateur de stand. 

Raison : Les systèmes de « lead retrieval » diffèrent d’un salon à l’autre. Peut-être sont-ils trop complexes, ou mal compris. De plus, parfois on utilise un animateur de stand qui n’est qu’à ses débuts, et n’a jamais rempli de fiche de suivi auparavant, il manque d’expérience ou ne comprend pas toute l’importance de remplir la fiche avec soin. 

4. Trop occupés suite au salon.   

Raison : La tâche d’effectuer les suivis se voit repoussé puisque les gens sont en retard dans leur travail régulier à cause du salon auquel ils viennent d’assister. Le département des ventes ne veut pas fouiller dans les fiches de rencontres sans savoir quels sont les « leads » les plus « chauds ». Ils attendent donc que les animateurs de stand les trient, ce qui prendra du temps puisqu’ils sont trop occupés à rattraper le retard qu’a causé leur absence. Ou pire encore, les fiches de rencontre restent en pile sur le bureau du coordinateur marketing puisqu’il est trop occupé pour les inscrire dans la base de données.

5. Stratégie de suivi non-planifié.

Raison :  Le document de suivi (brochure, lettre de remerciement) n’a pas été préparé avant le salon pour que les suivis s’effectuent immédiatement après ou mieux encore, pendant le salon. Il faut s’occuper d’élaborer cette stratégie et de la préparer, ce qui dévore du précieux temps qui aurait dû être consacré à effectuer les suivis le plus rapidement possible.

Solutions:

Pour surmonter les obstacles #1 and #2, and #3, voici une phrase qui devrait devenir votre devise : « Démarrez en ayant les yeux sur votre destination finale ».  Avec l’aide du département des ventes, déterminez les questions à poser à un prospect. Transmettez cette information aux animateurs de stand. Composez votre fiche de rencontre en conséquence.

Avant le salon, formez vos animateurs de stand. Ils doivent savoir ce que l’on attend d’eux. Assurez-vous qu’ils savent comment remplir adéquatement la fiche de rencontre, et qu’ils connaissent les critères que l’on recherche chez un prospect. Ils doivent prendre le temps de remplir la fiche de rencontre aussitôt que le visiteur les a quittés, ou mieux, pendant que la discussion se déroule encore.

Faites des séances de pratique avec vos animateurs de stand pour qu’ils s’exercent à remplir les fiches de rencontre. Ces séances de pratique peuvent être répétées juste avant l’ouverture du salon pour que chaque animateur se soit bien familiarisé avec le système de « lead retrieval » propre au salon.

Durant le salon, on vérifie les fiches de rencontres au fur et à mesure. Les animateurs de stand qui ne remplissent pas adéquatement  les fiches sont « coaché » personnellement. Ils doivent se faire rassurer qu’il est légitime de prendre une minute de plus pour compléter une fiche après une conversation avant d’aborder le prochain visiteur.

Pour surmonter les obstacles #4 and #5, il faut augmenter votre niveau de préparation. Tout comme il faut se prendre bien à l’avance pour envoyer le stand afin qu’il se rende au salon à temps, ne laissez pas votre stratégie de suivi à la dernière minute.  Avant le salon, vous devriez avoir assigné quelqu’un en particulier pour la saisie des fiches de rencontre dans la base de données. Vous devriez avoir en main vos documents de suivis (brochure, lettre de remerciement) pour effectuer l’envoi aussitôt après le salon.

Les prospects les plus « chauds » doivent recevoir l’attention requise le plus vite possible. La fiche de rencontre aura été identifié et priorisé au préalable. Elle devra être dans les mains de celui ou celle à qui elle est destiné, au plus tard deux jours après le salon.

 Et maintenant la version originale anglaise:

 

Overcoming 5 Common Obstacles To Trade Show Lead Follow Up

March 28, 2010 | Mike Thimmesch | Comments 7 .70

But while it’s easy to say again and again, there are some real obstacles that can slow you down and get in the way:

1.Wrong information recorded  The booth staffers were not trained to ask for the information needed to qualify leads, as determined by sales. So the when the sales people get the leads and don’t see the information they need, they don’t feel the leads are qualified.

2.No information recorded   If the booth staffers do know what questions to ask, they still don’t write down the qualifying information they discover on a lead card or in an electronic lead system.  They fail to record what the attendee was interested in, and how interested they were.  So even if the prospect said they wanted to meet with a sales person about a new product, the sales person won’t find out from the lead card.

3.Lack of familiarity with lead recording  Trade show leads present a challenge unlike most B2B leads. Nearly all exhibitors use the lead systems from the show, which can change from event to event.  Plus, the booth staffer recording the lead may only do that for one show, unlike a career telemarketer who knows how to record a lead, or a website landing page with mandatory fields.

4.Busy people after the show  Lead follow up gets pushed aside because people are “behind” at work because of the show they just attended.  The sales people who were booth staffer now have to follow up on the leads — but they are digging out from being gone at the show.  So the reps don’t want to take the time to wade through all the leads, hoping to find the good ones.  Or just as bad, the leads sit on the trade show manager’s desk because they are too busy to get them entered into the company database.

5.Fulfillment unplanned  Lead follow up packets (brochures, cover letter) were not prepared before the show started to allow for follow up right after the show (or even during it).

Fortunately, these are not insurmountable issues, but issues that can be resolved with training, teamwork, and planning.

For obstacles #1 and #2, and #3, remember the words of Stephen Covey, “Begin with the end in mind.”  Work with your sales people to determine what makes for a qualified lead, and be sure that’s the information your booth staffers are seeking to get from booth visitors.  Those data points should already be data fields in your company’s customer relationship management database, and also be questions that you set up to be recorded on a lead card or on the show’s electronic lead retrieval system.

Before the show, coach your booth staffers to write down the information from the conversation that your sales person will need to make a good follow up call.  Set expectations with your booth staffers that, if they haven’t done so during their conversations, to always take a minute right afterwards to record the prospect’s buyer profile, product interest, and what they promised as the next step (such as set an appointment or send specific product literature).

Go so far as to role play before the show, and have your staffers practice writing down those qualifying answers.  Do the role play again at the show just before it opens, letting each booth staffer get familiar with that show’s particular lead retrieval system.

To ensure qualifying info is recorded at the show, monitor the leads for completeness as the show goes on, and go back to the booth staffers that are not fully recording their leads.  Sure, they may say they are so busy they can’t get it all down, but without that qualifying info, all the leads will be less likely to be followed up, so they will all be less valuable.  Let them know it’s okay to take that extra minute; there will be more leads to get when they are done.  They should write at least a sentence or two about interest level and promised follow up, even if it’s a C quality lead.

To overcome obstacles #4 and #5 requires a higher level of planning.  Just as you don’t order and ship your exhibit the day of the show, you shouldn’t attempt to figure out your lead follow-up starting the day after the show.  Long before you step on the plane for the trade show, take some quality time to assign who will enter the leads into your database, and determine, order, and prepare what follow up literature will be sent.  Even have the cover letter for the show written before the show starts.  Just be sure you only send your “Thanks for visiting us at the show” letter to the people you did meet, rather than to all the show attendees as a post-show follow up.

With more qualified leads and a plan to get them faster into the sales people’s hands, you increase your odds that your leads will be followed up better.  And with better follow up, you will generate more meetings, sales, and higher R.O.I. from your trade show marketing.  And that’s worth overcoming a few obstacles to get.